Guide til en bureaupitch, der fører til det kompetente valg

Med et stigende antal kommunikationskanaler og et stadigt større udbud af informationskilder skal du som kunde forholde dig til et langt mere differentieret mediebillede end tidligere. Et fragmenteret mediebillede, som afspejler sig i meget forskellige bureautyper. Det kræver en stor indsats af organisationen at skifte bureau, og samtidig er det afgørende at få det rigtige samarbejde etableret med de kompetencer, som supplerer jeres eget team bedst. Derfor er det vigtigt at ramme rigtigt, hver gang et bureausamarbejde indledes

Hvis du skal skifte bureau, er der en del ting, du bør være opmærksom på i processen. Jeg vil anbefale at tilrettelægge en pitchproces, især hvis opgaverne er forholdsvis store og har mangeartede karakterer. Ved et pitch inviteres dine potentielle samarbejdsbureauer til møder med dig – og flere bureauer er oppe imod hinanden.

Inden du kontakter et nyt bureau:

1. Der findes i dag mange forskellige bureautyper og -konstellationer, og der er lige så mange kunder med forskellige behov. Gør dig overvejelser om, hvilken bureautype du ønsker at fortsætte dit samarbejde med og basér det på karakteren af de primære opgaver, bureauet skal udføre. Det kan fx være at I har mest brug for strategi, kreativitet, mediaplanlægning eller at få flere discipliner til at spille sammen og dermed eksempelvis har brug for et mediabureau, der kan optimere på tværs af mange platforme.
2. Hvad skyldes ”uenighederne” med dit nuværende bureau? Er det forhold, der skal ændres, når du indgår i dit nye bureausamarbejde?
3. Gennemgå din kontrakt med dit nuværende bureau og find områder, som du ønsker, skal ændres.
4. Udarbejd et detaljeret brief, hvor du beskriver din virksomhed, de opgaver I ønsker udført, og hvilke forventninger I har til jeres kommende bureau.
5. Kvalificér din søgning af potentielle bureauer – indhent fx erfaringer fra dit netværk, dine andre samarbejdspartnere og nuværende kunder hos det pågældende bureau. Det giver ofte et godt match.
6. Udarbejd en liste med navne på de bureauer, du kunne tænke dig at invitere ind i din beslutningsproces omkring valg af nyt bureau. Dit eksisterende bureau bør som hovedregel inviteres med, så det har en chance for at komme med et forbedret forslag til samarbejde.
7. Opsig samarbejdet med dit eksisterende bureau forud for pitchen.

Dialog og møder med dit fremtidige bureau:

1. Send invitation til de bureauer, der skal deltage i pitchprocessen. I invitationen bør der komme en kort beskrivelse af opgaven samt kommende mødetidspunkter. Hvis bureauet accepterer invitationen, bør de underskrive en fortrolighedserklæring.
2. Det detaljerede brief sendes til de bureauer, der har accepteret invitationen, og som har underskrevet fortrolighedserklæringen.
3. Der afholdes 1-2 møder med hvert bureau, afhængigt af om der er brug for et indledende møde for at afdække kemi og afklare kompetencer.
4. Bed gerne de bureauer, der deltager i pitchen, om at udarbejde et konkret oplæg eller løse en specifik opgave, som er beskrevet i det sendte brief. Bed også gerne om, at det team, I potentielt skal arbejde sammen med, er til stede på møderne.

Vurdering af bureauer:

1. Undervejs i møderækken bør bureauerne løbende vurderes.
2. Enighed om, hvilket bureau I vælger at gå videre med.
3. Forhandling af kontrakt og on-boarding proces aftales med det bureau, I samlet vurderer, har performet bedst på møderne, og som samtidig giver de bedste samarbejdsbetingelser.
4. Afslag til øvrige bureauer.

Professionel styring

En bureaupitch kan være en uoverskuelig og tidkrævende proces. I dag er bureauverdenens landkort blevet endnu sværere at overskue og afkode. Vil jeres opgaver bedst løses af et digitalt bureau, et medie-, reklame-, kommunikations- eller webbureau?

Hvis du har brug for rådgivning og sparring til udvælgelsen, kan jeg, Susanne Meldgaard, og mit firma, meldgaard.nu, tilbyde at hjælpe dig. Jeg hjælper dig trygt igennem din udvælgelsesproces og har mange års erfaring med at vælge bureau både som konsulent og som intern leder i en marketingorganisation. Desuden har jeg som tidligere bureauchef for både medie- og reklamebureauer ofte selv siddet på den anden side af bordet og oplevet både professionelle og mindre professionelle indkøbere af bureauydelser.